GESTION ADMINISTRATIVA
ORDENES DE PRECEDENCIA
PRECEDENCIA ORDEN LINEAL
protocolo.org
Lineal. Varias personas se encuentran en la misma línea, una detrás de otra. Si su número es impar, el lugar de honor se ubica en el centro, y si es par, en el penúltimo.
Lateral. Se presenta cuando varias personas se encuentran en la misma línea, una al lado de otra, ya sea paradas o caminando. El lugar referente es la extrema derecha si son en número par y el central si son en número impar.
Alternado. En los casos de grupos de personas que ocupan mesas, estrados o presidios, la precedencia se fija de acuerdo con un sistema convencional que establece colocaciones equitativas, llamadas alternat. Partiendo de la figura central, la precedencia mayor es el lado derecho, después el lado izquierdo y así sucesivamente.
Alfabético. Se utiliza para la ubicación de los representantes del gobierno de un Estado y sus símbolos nacionales, en actos solemnes o en foros internacionales. La precedencia se establece considerando el orden alfabético del nombre del Estado, en el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de organismos internacionales, la precedencia se fija por lo dispuesto en su carta constitutiva o, en su defecto, por los acuerdos que se hayan establecido previamente entre las partes involucradas. Veamos un ejemplo:
Nombre de los países: México, Brasil, Paraguay, Uruguay, Argentina y España.
Fases y acciones para realizar un evento
Fases y acciones para realizar un evento
A continuación vamos a desglosar todas las fases, acciones y características propias de la organización de eventos, como la idea creativa, la fecha y lugar de la celebración, el presupuesto que podemos destinar, saber enfocar nuestro evento a nuestro público objetivo, el programa que se pautará en el evento, toda la gestión con proveedores, etc.
Antes de todo esto, tenemos que plantear tres fases para la organización de eventos, que nos ayudará a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción:
-Fase de preproducción o fase de antes del evento: Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como, por ejemplo, la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.
-Fase de producción o desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.
-Fase de postproducción: Una vez haya tenido lugar el evento, esta fase de postproducción incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos con el evento, etc. Además, en esta etapa entra también la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y conseguidos.
A continuación desglosamos más detalladamente cada una de las acciones realizadas en todas y cada una de las fases en las que hemos organizado el evento.
Acciones de la fase de preproducción o fase de antes del evento
Antes de nada debemos mencionar que la creatividad es uno de los elementos que más se demanda en todo tipo de eventos. A la hora de contratar un organizador de eventos, un punto clave será el nivel de creatividad del mismo y el uso que haga de las nuevas tecnologías.
1) Creación del briefing del evento
El briefing de la organización del acontecimiento es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento, dándote una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar a cabo, como puede ser por ejemplo festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc.
2) Marcar los objetivos
Para realizar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.
3) Invitados
Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma.
Fuera de la gran variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las siguientes pautas o información en común:
o Logotipo o escudo de la institución o empresa que convoca al evento
o Quién invita: Ya sea el nombre del anfitrión, la entidad o autoridad
o A quién se invita si se opta por una invitación personalizada
o El lugar del acontecimiento
o La fecha y hora del acontecimiento
o Especificar si se requiere confirmación de asistencia. Si se requiere, se pondrán los datos de contacto y la fecha mínima de inscripción al evento.
Además, como información adicional se suele añadir un mapa con indicaciones de cómo llegar lugar, así como un horario de cómo transcurrirá el evento organizado.
En cuanto a la confirmación es recomendable pedir este requisito para poder hacer una estimación del número de asistentes con antelación al acto. Esto nos ayudará para organizar la seguridad, las acreditaciones, determinar el aforo, merchandising, etc.
4) Elegir el lugar y la fecha del evento
Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.
Como recomendación diremos que los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos, o días que coincidan, por ejemplo, con algún partido de fútbol importante.
También habrá que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como pueden ser el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc.
5) Presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.
Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.
No te olvides tampoco de buscar patrocinadores de la misma índole del sector para el cual organizas el evento.
6) Promoción del evento
Ya están todos los pasos generales para la preproducción, ahora hay que conseguir que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando.
Convoca a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram.
Como consejo es que vayas a la vez mandado algún que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento.
Acciones de la fase de producción o desarrollo del evento
7) Planificación y ejecución del evento
Todas las acciones y actividades que has planificado para el acontecimiento se hacen realidad. Antes del día del evento te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es recomendable tener una reunión con todos los involucrados para revisar toda la coordinación del evento con los diferentes profesionales que intervendrán en la misma.
Acciones de la fase postproducción o después del evento
Ilustración 2Hombre realizando estudio y reporting sobre resultados del evento
8) Feedback o evaluación de resultados y agradecimiento
Una vez ha concluido el evento, hay que evaluar si el cliente ha obtenido el retorno de inversión esperado o ROI.
Además, te recomendamos que envíes a tus asistentes una encuesta de opiniones para saber cómo les ha resultado la celebración y si se ha conseguido el objetivo del mismo.
Puedes aprovechar la ocasión para dar las gracias a los asistentes y a todas aquellas personas que hicieron posible el evento. De hecho, este punto es una buena forma para incluir nuestras redes sociales o página web para que puedan seguir en contacto con nosotros.
9) Reporting y sugerencias
Haz un reporte y seguimiento en redes sociales y medios de comunicación para saber el alcance que ha tenido tu evento, cuantas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios, el alcance que han tenido, etc.
protocolo previo a la organizacion de un evento
Protocolo previo a la organización de un evento.
La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:
· Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
· Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semana de adelanto.
· Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.
· Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.
Protocolo durante el acto.
El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:
· Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
· Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
· Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
Protocolo al término del evento.
Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
· Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
· Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
· Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.
tipos de reuniones
Tipos de reuniones
Reuniones deportivas:
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
Reuniones informativas:
Estas consisten en informar a los asistentes sobre un tema específico o en compartir información. Este tipo de reunión suele ser formativa, como los seminarios y los paneles de debate.
Reuniones economicas:
Las Reuniones de Economía Mundial son un foro internacional, abierto a diferentes enfoques y opiniones, en el que se presentan y discuten investigaciones que tienen por objeto el análisis de la Economía Mundial.
Reuniones formativas:
Son las que se realizan con el grupo de amigos y el objetivo es encontrarse con los otros, estar junto, conversar, etc. Estas reuniones pueden darse tanto dentro del trabajo como fuera. Reuniones formativas. Su objetivo es la adquisición de conocimientos, habilidades, conductas y capacidades.
Bien
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